Notion - aplikacja do porządkowania życia i pracy, którą polecam 📝

Nigdy nie byłem fanem aplikacji do tworzenia notatek. Nie mogłem przekonać się do Evernote'a, czy OneNote'a (choć z tego pierwszego korzystałem przez kilka miesięcy). Szybko się zniechęcałem, a notatki zwykle lądowały w zwykłym papierowym zeszycie, czy w losowych dokumentach Notepada++, gdzieś na pulpicie.  Pewnego dnia w trakcie trwania kwarantanny natrafiłem na aplikację do tworzenia notatek o nazwie Notion, która przypadła mi do gustu już od pierwszego użycia i stała się moją bazą notatek i jednocześnie bazą wiedzy.

Być może na Reddicie, choć nie jestem pewny, pewnego dnia natrafiłem na aplikację o nazwie Notion. Pobrałem ją, zainstalowałem i co jest w moim przypadku bardzo rzadkie, od początku wziąłem się do pracy. Do drzewka dodałem kategorie typu Dom, IT, Praca, które stały się rdzeniem całej mojej bazy. Pomógł w tym interfejs, który przede wszystkim jest prosty i intuicyjny i zachęca do tworzenia. W skrócie: po lewej stronie mamy drzewko z naszymi stronami, poniżej którego jest przycisk [+] And a page, który umożliwia nam dodawanie nowych stron. Strona może być jednocześnie pojedynczą "notatką", jak i kategorią, subkategorią...itd. W zasadzie to naszą przestrzeń roboczą możemy kształtować w dowolny sposób. Jak nam się nie spodoba, to utworzone strony możemy przenosić w inne miejsce. Wystarczy do tego zwykłe przeciągnięcie. Kilka zdań wcześniej użyłem słowa "notatka" w cudzysłowie - to dlatego, że strony-notatki dodawane w Notion znacznie wyłamują się z typu notatek, które znajdziemy w innych aplikacjach (ale o tym za chwilę). Teraz spójrzmy na rodzaje notatek dostępnych w programie.

Notatki i bazy danych

Po wybraniu w menu po lewej stronie przycisku [+] Add a page program umożliwia wybranie typu nowopowstałej notatki:

• pustej strony z ikonką (Empty with icon)
• pustej strony (Empty)
• strony z szablonu (Templates)
• importu już istniejącej strony (np. z Evernote'a, Trello, CSV, HTML-a, Worda, czy Google Docs). (Import)

Ponadto, co jest naprawdę przydatną opcją, strona może przybrać formę bazy danych, która daje możliwość różnego przedstawiania danego zbioru danych. Typ bazy danych zawiera w sobie poniższe kategorie:

• tabela (table)
• tablica (board)
• lista (list)
• kalendarz (calendar)
• galeria (gallery)

Notatki - najważniejsze jest wnętrzne

Dodawanie zwykłej notatki jest niezwykle proste. Wystarczy wybrać [+ Add a page] u dołu drzewka, bądź po prawej stronie istniejącej już strony wybrać przycisk [ + ], który sprawi, że nasza notatka będzie pełniła funkcję substrony (przycisk pojawia się po najechaniu na bazową stronę w obszarze drzewka). Po kliknięciu pojawia się szkic notatki Untitled. Jest to moment, gdy można wybrać jej typ. Dla przykładu wybierzemy opcję nr 1 -  pustą notatkę z ikoną. Klikamy na tytuł Untitled i zmieniamy np. na Testowa notatka. Oczywiście wybraną przez system ikonkę również możemy zmienić poprzez kliknięcie w nią i wybranie pasującej nam (bądź wrzucenie swojej własnej). Po najechaniu na obszar nagłówka możemy także zmienić obrazek w nagłówku (przycisk [Add cover]), bądź dodać komentarz do notatki (przycisk [Add discussion]).

Przejdźmy jednak do kluczowej funkcjonalności - treści notatki. Poniżej tytułu znajduję się obszar, który przeznaczony jest na pisanie. Posiada on formę bloków. Każdy blok może przybierać najróżnorodniejsze formy - od jednej linii tekstu, po takie z umieszczonymi w nich piosenkami ze Spotify, mapami Google'a, obrazkami, PDFami, czy tym, co przypadło mi najbardziej do gustu - snippetami kodu i załącznikami z Google Drive. Dostęp do bardziej zaawansowanych opcji bloku uzyskuje się poprzez wpisanie znaku '/' w bloku. Możliwości tych stron-notatek są ogromne i sam często odkrywam nowe funkcjonalności. Póki co, do przechowywania plików, do których nawiązuję w notatkach, używam Google Drive (darmowa wersja Notion ogranicza załączane pliki do 5 MB). Jeżeli potrzebujesz zaawansowanych przykładów, to znajdziesz je na bardzo dobrze opisanej stronie pomocy Notion: Help & Support.

Bazy danych - kluczowa funkcjonalność aplikacji

Strony o typie bazy danych to jedna z najlepszych funkcji aplikacji Notion. Umożliwiają nam one tworzenie różnych widoków dla wprowadzonych przez nas danych. Dzięki nim możemy stworzyć np. personalną bazę wiedzy z danej dziedziny.

Dla przykładu stwórzmy tablicę kanban z postami na bloga, która pozwoli nam zaplanować nowe posty i śledzić postępy w ich tworzeniu. Przy tworzeniu nowej notatki wybieramy typ Board. Po wybraniu pojawia się nam tablica z czterema kolumnami i trzema testowymi kartami w kolumnie 'No status'.  Każda kolumna oznacza inny status zaawansowania. Zamieńmy każdą z tych kart na tematy planowanych postów. W tym celu należy po prostu kliknąć w daną kartę w tabeli, a następnie na domyślną nazwę (np. Card1). W widoku karty możemy dodawać także nowe właściwości (Properties) oraz treść. Treść możemy na przykład uzupełnić poprzez dodanie checklisty z konkretnymi tematami, które chcemy w nim podjąć.

Typ strony typu baza danych pozwala nam na dodawanie nowych widoków do wprowadzonych przez nas danych. Np. poprzez kliknięcie [+ Add a view] w widoku listy i wybraniu [Calendar view] utworzy nam się w kontekście tej bazy widok kalendarza. Przy okazji do karty doda się domyślna properta o typie Date, którą możemy zmienić np. na Data publikacji.  Tym samym, każdy dodany do tablicy post z ustawioną datą publikacji będzie wyświetlał się w widoku naszego kalendarza. Magia, co?

Szablony - idziemy na skróty

Jeżeli nie chcemy, nie mamy umiejętności, bądź czasu na tworzenie notatki od zera, możemy skorzystać z gotowych szablonów. Notion posiada dosyć duży katalog gotowych szablonów z różnych kategorii (np. Design, Education, HR itp.). Ja polecam zwłaszcza kategorię Personal, gdzie znajdziemy szablony umożliwiające wprowadzenie nieco porządku do naszego życia.

Jedziesz na wakacje? Skorzystaj z szablonu Travel Planer. Szukasz pracy? Dodawaj poszczególne firmy, do których aplikowałaś/eś do listy (szablon Job Applications). Masz listę książek do przeczytania, filmów do obejrzenia, bądź podcastów do przesłuchania? Wybierz Reading List. Ja na co dzień korzystam z szablonu Habit Tracker, gdzie śledzę moje poszczególne nawyki (zarówno te złe, jak i dobre). Nie znalazłem co prawda żadnych szablonów przeznaczonych testowaniu, ale to żaden problem utworzyć swój, bądź przerobić istniejący już szablon. Ja np. planuję w przyszłości stworzyć szablon dla testowania eksploracyjnego.

Dodatkowe informacje

Czy to wszystko za darmo? Tak, choć w darmowej wersji (Personal), brak jest niektórych opcji, jak np. historii zmian notatki. Także wielkość uploadowanych plików nie może przekroczyć 5 MB (te ograniczenia znosi wersja Personal Pro za 4$ miesięcznie). Jeśli chodzi o mnie, to nie odczuwam braku tych funkcji. Większe pliki staram się wrzucać na dysk Google'a i następnie załączać do notatek.

Firmy i osoby chcące współpracować w Notion muszą zapłacić już 8 dolarów za użytkownika na miesiąc (licencja Team). Istnieje także licencja Enterprise, która przysłuży się firmom, które potrzebują bardziej zaawansowanych opcji (20$ za miesiąc za użytkownika). Plan Personal Pro możemy uzyskać na kilka miesięcy za darmo, wystarczy wykonać kilka zadań, np. zalogować się do aplikacji webowej, desktopowej, mobilnej, czy zaimportować notatki z Evernote'a - tymi czterema akcjami zyskujemy 20$, co przekłada się na 4 miesiące planu Personal Pro za darmo.

Czy nasze dane mogą zniknąć? Zawsze istnieje taka możliwość. Na szczęście aplikacja pozwala na eksport całej zawartości naszej przestrzeni roboczej (Settings & Members -> Workspace -> Settings -> Export content -> [Export all workspace content])

Największa wada aplikacji, jaką do tej pory odkryłem? Brak działania w wersji offline (zadziałają jedynie te notatki, które mamy otwarte), nowych już nie otworzymy. Jak wynika jednak ze strony aplikacji - trwają prace nad wdrożeniem funkcjonalności, które pozwolą na pracę offline w większym zakresie. Ponadto, szybkość działania aplikacji pozostawia wiele do życzenia. Brak jest też (jeszcze) oficjalnego API (nie będzie ono dostępne jednak w darmowej wersji).

Aplikacja jest dostępna na platformy: Windows, Android, iOS, macOS, istnieje także wersja web. Aplikacja jest do pobrania na stronie: https://www.notion.so.

 
Notion powstało jako startup w Dolinie Krzemowej w 2016. Obecnie firma jest wyceniana na 2 miliardy dolarów, a z aplikacji korzysta już 4 miliony użytkowników (stan na kwiecień 2020).

Dużo inspiracji do tworzenia notatek i społeczność użytkowników można znaleźć na Subreddicie /r/Notion.